Uffici puzzolenti sommersi da vecchie carte puzzolenti e cittadini arrabbiati per lunghe code in attesa di un documento possono essere facilmente evitati con semplici strumenti informatici ormai alla portata di qualsiasi Pubblica Amministrazione. Basta semplicemente un po’ di coraggio e voglia di innovare. In fondo, a guadagnarci, sono un po’ tutti.

Amo il mio lavoro, amo il mio lavoro, amo il mio lavoro…

Non capita solo all’assistente declassata della Signora Miranda Priestly nel film “Il diavolo veste Prada” di ripeterlo tra sè per convincersi ad arrivare a fine giornata.

Citazioni a parte, amo davvero il lavoro che ho scelto perché viaggio molto e imparo sempre cose nuove.

Nella maggior parte dei casi gli appuntamenti sono piacevoli e intellettualmente stimolanti, ma a volte mi trovo davvero in situazioni in cui lo stesso mantra ripetuto dall’assistente mi aiuta a sfoggiare un bel sorriso ed affrontare nuove sfide.

Quello strano odore che mi si infilava nel naso e che speravo non restasse sulla camicia buona

Mi viene ancora da sorridere se ripenso all’appuntamento che ho fissato in un comune del padovano nel mese di agosto 2017. Eh sì, perché il mio cliente (a differenza di me) è già stato in ferie e l’unico spazio che può dedicarmi è nel mese più caldo di una delle estati più torride della storia.

Parto di buon’ora con addosso la mia camicia preferita, rigorosamente con le maniche lunghe (così evito di mostrare l’abbronzatura a zone tipica del ciclista), e il climatizzatore dell’auto alla massima potenza.

Mi sto rilassando con della buona musica jazz fino a quando, in lontananza, vedo delle auto ferme con le quattro frecce di emergenza.

Cominciamo bene” mi sono detto.

Per fortuna non resto molto incolonnato e in centro non c’è traffico in Agosto.

Parcheggio facilmente, scendo dall’auto e rendendomi conto di quanto caldo fa fuori, comincio a ripetermi quelle 4 parole che mi aiutano ad entrare in Municipio senza sciupare la camicia.

La segretaria è molto gentile e mi fa accomodare nella sala di attesa finchè il mio cliente si libera da un imprevisto. Non ho caldo, ma percepisco che la temperatura non è proprio da aria condizionata.

Lì per lì non ci do molta importanza e mi preparo mentalmente all’incontro convinto di aver superato tutte le difficoltà della giornata: l’incidente di prima mattina, il caldo soffocante e il fastidio di non essere ancora andato in ferie, in fondo in fondo, non mi hanno tolto il sorriso e la carica.

Ricompare la segretaria che mi invita ad entrare nell’ufficio del Responsabile del Settore Urbanistica. Mi basta mettere solo un piede dentro la porta che sono letteralmente travolto da una folata di caldo africano accompagnata da un odore acido e pungente.

“Amo il mio lavoro, amo il mio lavoro, amo il mio lavoro…” e così pensando entro deciso.

Sicuramente l’espressione del mio viso ha tradito il disagio che stavo provando, perché il cliente si scusa immediatamente per l’aria condizionata che si era guastata pochi giorni prima e ovviamente, in quel mese, i possibili manutentori son tutti in ferie.

Ma è quell’odore fastidioso, accentuato sicuramente dal caldo, che mi fa stare male… non capisco da dove proviene ma sicuramente l’ho già sentito da qualche altra parte!

In ogni caso questo appuntamento lo devo pur fare e seguo il Responsabile verso la sua scrivania.

Entrando nell’Ufficio, senza farmi vedere, inizio ad annusare l’aria come un cane della scientifica. Inizio davvero a sospettare che in quella stanza ci sia nascosto un cadavere puzzolente.

Il Responsabile, con un semplice cenno, mi indica dove accomodarmi e mentre mi chino per appoggiare la mia borsa, allungo la vista un paio di metri a lato: ecco il morto!

L’odore che tanto mi da fastidio è quello della carta vecchia, lo stesso odore che si respirava nella biblioteca dell’Università ai tempi della scuola.

Quasi un mese per preparare i Certificati di Destinazione Urbanistica

Sono incuriosito e chiedo al mio cliente a cosa serve quella postazione. Molto candidamente mi risponde che su quel tavolo vengono preparati i Certificati di Destinazione Urbanistica (CDU) e che, considerando che le richieste da parte dei cittadini sono frequenti, non conviene rimettere in archivio i documenti dopo averli usati.

Nella conversazione si crea subito un’ottima intesa e tra una frase e l’altra il Responsabile mi confida la frustrazione che prova a stare per ore chinato su quel tavolo.

Purtroppo un suo collaboratore si dovrà per un lungo periodo e fino a che non arriva un sostituto deve prendersi carico anche dei CDU.

Questo comporta non pochi inconvenienti durante la sua giornata:

  • i cittadini si infastidiscono nell’attesa. Non si rendono conto di quanto sia laborioso e a volte addirittura gli sembra che qualcuno provi piacere nel vederlo lavorare così duramente;
  • la procedura richiede anche 2 ore per essere conclusa. Quindi facendo una media di 50 richieste all’anno siamo a 100 ore dedicate alla creazione di CDU;
  • per riuscire a portare avanti il resto degli incarichi si sente in dovere di fermarsi oltre l’orario di lavoro a discapito del tempo che potrebbe passare con la famiglia.

Le ultime due affermazioni mi fanno riflettere: “Ma come fa a passare quasi 3 settimane all’anno a predisporre CDU”?

Incuriosito e sbalordito di tutto ciò, mi faccio spiegare che tecnica usa per capire meglio cosa succede:

  1. stampa su un foglio di carta lucida l’estratto catastale col mappale indicato dal cittadino. Ovviamente questa stampa deve essere fatta in scala e contenere una porzione di territorio che gli permetta di identificare la stessa zona sullo strumento urbanistico;
  2. sovrappone il foglio appena stampato allo strumento urbanistico (come ad esempio un PRG, Piano Regolatore Generale) per capire su quali zone ricade il mappale;
  3. prende nota del tipo di area e sfoglia il fascicolo della normativa finchè trova l’articolo corrispondente;
  4. trascrive tutti i dati (articoli di norma compresi) su carta intestata del Comune.

In effetti è laborioso procedere così.

Ci sono troppe perdite di tempo:

  • recuperare il foglio catastale;
  • individuare a colpo d’occhio il mappale di interesse;
  • stampare in scala su foglio lucido l’estratto;
  • sovrapporre lucido e cartaceo cercando la zona corretta;
  • ricercare gli articoli di norma;
  • Trascrivere manualmente il documento finale.

Oltre a tutto questo, si corre il rischio di avere poca precisione, a causa della soggettività della scelta della posizione corretta del mappale rispetto allo strumento urbanistico e dell’impossibilità di replicare esattamente la medesima sovrapposizione.

La seconda affermazione che mi ha fatto riflettere è l’attaccamento al lavoro della persona che ho davanti. Si tratta senza dubbio di una persona che “Ama davvero il suo lavoro” se è disposto a sacrificare il suo tempo libero per rispettare gli impegni lavorativi.

Mi sono molto rispecchiato in lui ed è anche per questo che gli ho proposto un SIT, ossia un nuovo strumento di lavoro che gli possa ridare le soddisfazioni lavorative che merita e il tempo per la sua famiglia.

All’inizio il mio cliente sembra un po’ incerto perché non ne ha mai sentito parlare.

Cerco quindi di spiegarli brevemente di cosa si tratta: un SIT (Sistema Informativo Territoriale) è un portale su web che permette di:

  • informatizzare e archiviare tutti gli strumenti urbanistici sia vigenti che storici;
  • interrogare i dati e visualizzare la normativa di riferimento;
  • caricare il catasto con dati censuari e docfa e possibilità di aggiornarlo autonomamente in qualsiasi momento con una nuova prenotazione dal portale dell’Agenzia delle Entrate;
  • sovrapporre il catasto come se fosse su fogli di carta da lucido a tutti gli strumenti urbanistici e alle cartografie rilasciate dalla Regione;
  • “aggiustare” la sovrapposizione del catasto manualmente nel caso di situazioni particolari e salvataggio del risultato;
  • cercare e zoomare, con modulo apposito, un mappale;
  • integrare nel SIT le cartografie di Google (con Street View) e Bing in modo da poter fare tutte le analisi del caso senza uscire dal progetto;
  • creare del CDU completo in carta intestata del Comune su tutti gli strumenti urbanistici prescelti inserendo automaticamente gli articoli della normativa relativi alle aree ricadenti nel mappale selezionato.

Ovviamente mi faccio un po’ prendere la mano e vorrei con lui entrare nel dettaglio di tutte le potenzialità di questo strumento, ma il caldo che ormai si sta facendo insopportabile e l’odore persistente di carta vecchia mi riportano alla realtà.

La frustrazione della persona che ho davanti sta nel passare ore chino su un tavolo a predisporre CDU e quindi devo focalizzarmi su questo modulo.

Mai più carta puzzolente e cittadini rabbiosi in un colpo solo!

Accendo subito il mio portatile e mi collego a un SIT di prova che usiamo per gli incontri commerciali. Come prima cosa annoto l’ora per fare un calcolo di quanto ci metteremo per predisporre il CDU e poi chiedo al Responsabile di darmi un esempio su cui lavorare.

I passaggi che facciamo insieme sono i seguenti:

  • inserire con la funzione “Ricerca particella” i dati catastali indicati dal cittadino: sezione, foglio e mappale. A ricerca conclusa il programma ha zoomato in pochi secondi sul mappale scelto;
  • accendere dalla lista livelli lo strumento urbanistico (o anche di più, se sono stati inseriti nel portale) sul quale vedere la sovrapposizione col catasto proprio come se stesse appoggiando il foglio lucido allo strumento urbanistico. Se la sovrapposizione del catastale non è soddisfacente è possibile personalizzarla grazie alla funzione “Sposta Catasto” e salvare il risultato;
  • selezionare il mappale e avviare il modulo CDU. A questo punto si deve solo stabilire (nel caso ce ne fossero a disposizione più di uno) quale strumento urbanistico intersecare col mattale;
  • escludere eventuali livelli di scarsa utilità per l’operazione in corso (ad esempio il confine comunale) dall’anteprima del documento;
  • decidere se vedere a monitor o scaricare direttamente su PC il file finale.

Guardo l’orologio e sono bastati 15 minuti per predisporre un CDU identico a quello prodotto manualmente.

Rifacendo i calcoli sulla media di 50 richieste all’anno adesso siamo a 2 giorni scarsi di lavoro.

Passiamo quindi da quasi 3 settimane per la predisposizione “fatta a mano” a poco medo di 2 giorni con il modulo del SIT e il risultato lascia evidentemente sbalordito il Responsabile.

L’incontro si conclude, come hai intuito, con l’acquisto da parte del cliente del modulo CDU in quanto ne ha capito l’effettiva utilità.

Pensare fuori dagli schemi

Il motivo per cui ho raccontato questa storia è stato quello di farti vedere come a volte siamo così focalizzati nel sopportare la situazione in cui siamo (il caldo, le non ferie, la puzza, lo spreco di tempo) che non pensiamo alla soluzione del problema e ci autoconvinciamo che comunque va bene così.

L’assistente declassata della Signora Miranda Priestly cosa ha risolto col suo mantra? Assolutamente nulla dato che, alla fine del film, torna ad essere la prima assistente solo perché la sua collega cambia lavoro.

Certo, non è facile, ma posso dirti che la nostra azienda crede che sia possibile semplificare i processi lavorativi.

 

Semplificare permette alle persone di amare maggiormente il proprio lavoro e tornare a casa sereni.

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Federico Rosa
Esperto in Mappe GIS Personalizzate